第一條 為確保協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作規(guī)范、高效、優(yōu)質(zhì), 依據(jù)《廣東省行業(yè)協(xié)會(huì)條例》和《廣東省機(jī)械行業(yè)協(xié)會(huì)章程》制定本制度。
第二條 秘書長是本會(huì)印章、文件管理的負(fù)責(zé)人，秘書處是印章、文件管理的責(zé)任部門，各部（室）依照本管理制度履行職責(zé)。
第三條 秘書處行文使用兩個(gè)文號(hào)，即“粵機(jī)協(xié)函字”和“粵機(jī)協(xié)秘字”。“ 粵機(jī)協(xié)函字”適用于以協(xié)會(huì)名義發(fā)出的文件，包括上行文、對會(huì)員單位等的正式文件，該文號(hào)需加蓋協(xié)會(huì)印章。“粵機(jī)協(xié)秘字”是以秘書處的名義發(fā)出的文件，主要是各部（室）具體業(yè)務(wù)工作文件和秘書處的內(nèi)部事務(wù)管理文件等，該文號(hào)需加蓋秘書處印章。
第四條 各類行文實(shí)行“誰起草誰校對的原則”。秘書處對文件負(fù)責(zé)審核，報(bào)秘書長或會(huì)長批示簽發(fā)，并負(fù)責(zé)文件的文號(hào)編發(fā)、承印等工作。
第五條 以“粵機(jī)協(xié)函字”發(fā)出的各類文件需經(jīng)本會(huì)會(huì)長或會(huì)長授權(quán)秘書長簽發(fā)，以“粵機(jī)協(xié)秘字”發(fā)出的各類文件需經(jīng)本會(huì)秘書長簽發(fā)。
第六條 行文執(zhí)行登記制度，由秘書處專人負(fù)責(zé)。
第七條 各類文件行文需使用《廣東省機(jī)械行業(yè)協(xié)會(huì)行文呈批表》。
第八條 各級單位的來文來函或網(wǎng)上下載的各類文件，由秘書處負(fù)責(zé)接收、登記、呈批和歸檔。
第九條 秘書處根據(jù)來文來函的保密等級填寫《廣東省機(jī)械行業(yè)協(xié)會(huì)文件傳閱處理表》，報(bào)秘書長或協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)閱批。
第十條 每年協(xié)會(huì)或秘書處行文或收文應(yīng)在當(dāng)年底按時(shí)間順序裝訂成冊，標(biāo)識(shí)后歸檔保存。
第十一條 協(xié)會(huì)的印章和業(yè)務(wù)專用章實(shí)行集中管理、按權(quán)限審批、留檔和使用登記的管理制度。
第十二條 秘書處負(fù)責(zé)印章的刻制、保管和使用記錄，并設(shè)專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。
第十三條 “廣東省機(jī)械行業(yè)協(xié)會(huì)”印章的使用，由本會(huì)會(huì)長或會(huì)長授權(quán)秘書長審批。“廣東省機(jī)械行業(yè)協(xié)會(huì)秘書處”印章的使用由本會(huì)秘書長審批。
第十四條 協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)專用章由本會(huì)主管會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管，按有關(guān)財(cái)務(wù)管理的規(guī)定使用印章。
第十五條 印章保管人員應(yīng)當(dāng)確保在受控的情況下使用印章，并不得帶離本會(huì)辦公場所。
第十六條 本會(huì)授權(quán)委托書、法定代表人證明書、介紹信、證明書等，由專人保管，經(jīng)會(huì)長或授權(quán)秘書長批準(zhǔn)后開具，并留底備查。
第十七條 本制度經(jīng)理事會(huì)審議通過后生效，由理事會(huì)解釋。
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